Privacyverklaring The Energy Factory
25 mei 2018
Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij ontvangen deze gegevens van u via een inschrijfformulier of een contactformulier op onze website. Met deze privacyverklaring informeren wij over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.
Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens verwerken wij op een inschrijfformulier
- NAW-gegevens
- Telefoonnummers
- E-mailadres
- IBAN
- Geboortedatum
- Aanvangsdatum lidmaatschap
Welke persoonsgegevens verwerken wij met een contactformulier op onze website
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
Doelen van en grondslagen voor de verwerking
Wij verwerken de persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de afgesloten overeenkomst. De gegevens worden vastgelegd vanwege praktische of efficiencyredenen waarvan we er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:
- Communicatie en informatievoorziening;
- Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
- De verbetering van onze diensten;
- Automatische incasso
Bovenstaande betekent concreet ook dat wij de persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden of om reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor het belang van onze leden kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met onze leden opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden. In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.
Verstrekking aan derden
Uiteraard kan het zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval persoonsgegevens zonder expliciete toestemming van u aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.
Bewaartermijnen
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).
Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.
Uw rechten
U hebt recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien dit gewenst is.
Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub) verwerkers zijn geïnformeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van de persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.
Wijzigingen
Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.
Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met The Energy Factory.